Ook wijzigingen zijn belangrijk
Niet alleen de eerste ziekmelding moet worden doorgegeven. Ook veranderingen tijdens het verzuim zijn relevant. Denk bijvoorbeeld aan een medewerker die gedeeltelijk weer aan het werk gaat. In dat geval is sprake van deelherstel en niet van volledig herstel.
Geef daarom ook een gedeeltelijke werkhervatting, een uitbreiding of vermindering van het aantal uren, een volledige herstelmelding of een nieuwe ziekmelding na herstel zo snel mogelijk door. Zo blijft de verzuimregistratie actueel en kunnen re-integratiemogelijkheden tijdig worden benut. Een onjuiste of vertraagde registratie kan leiden tot misverstanden, vertraging in de verzuimbegeleiding of een uitkering die niet op het juiste moment wordt beoordeeld of uitgekeerd.
Maak duidelijke afspraken
De precieze meldingsprocedure verschilt per arbodienst en verzuimverzekering. Leg daarom binnen je organisatie duidelijk vast:
• waar je ziek-, deelherstel- en herstelmeldingen doorgeeft
• binnen welke termijn dit moet gebeuren
• welke gegevens nodig zijn
• of je de melding zowel bij de arbodienst als bij de verzuimverzekeraar moet doen
• wie binnen je organisatie verantwoordelijk is voor de registratie
In sommige gevallen wordt een melding automatisch vanuit een personeels- of verzuimsysteem doorgestuurd. Soms is een afzonderlijke melding bij de verzuimverzekeraar nodig. Volg altijd de procedure die voor je organisatie geldt en controleer regelmatig of de gemaakte afspraken nog duidelijk zijn voor alle betrokkenen.
Deel geen medische informatie
Bij een ziekmelding is het belangrijk om terughoudend om te gaan met persoonsgegevens. Je mag als werkgever niet vragen naar de aard of oorzaak van de ziekte. Medische informatie hoort thuis bij de bedrijfsarts of arbodienst. Zij beoordelen de situatie en adviseren over de mogelijkheden voor werkhervatting.
Een actuele administratie voorkomt problemen
Noteer de datum van de ziekmelding, eventuele deelherstelmeldingen en de uiteindelijke herstelmelding zorgvuldig. Controleer daarnaast of je eigen administratie aansluit op de gegevens die bij de arbodienst en verzuimverzekeraar bekend zijn.
Twijfel je over de juiste procedure of weet je niet zeker of een wijziging moet worden doorgegeven? Neem dan contact op met je arbodienst of verzekeringsadviseur. Met een korte check voorkom je dat belangrijke informatie te laat of onvolledig wordt verwerkt.
Tijdig melden helpt iedereen
Een actuele verzuimregistratie geeft duidelijkheid aan jou, de medewerker, arbodienst en verzuimverzekeraar. Daardoor kunnen re-integratiestappen op tijd worden ingezet en kan een eventuele uitkering – wanneer aan de voorwaarden is voldaan – op het juiste moment volgen.
Heb je vragen over je verzuimproces of over de afspraken met je arbodienst en verzuimverzekeraar? De Arbodienst helpt je graag om je werkwijze helder, zorgvuldig en praktisch in te richten.
Benieuwd wat De Arbodienst voor uw organisatie kan betekenen? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek.
Door Meino Janszen, Adviseur Arbeid en Gezondheid – De Arbodienst