Algemene voorwaarden; waarschijnlijk is dit steevast het document waarvan je altijd aanklikt dat je hem hebt gelezen, maar dat nog nooit hebt gedaan. Toch is het heel belangrijk om als bedrijf op de juiste manier om te gaan met de algemene voorwaarden. Als je dit niet doet en je wordt door een klant aansprakelijk gesteld, dan kan het zomaar zijn dat je geen poot hebt om op te staan. In het kort is het belangrijk dat je duidelijk bent over de voorwaarden, deze op de juiste manier verstrekt, kan bewijzen dat je dit hebt gedaan en dat in deze voorwaarden geen onredelijke zaken staan. In deze blog gaan we hier verder op in.
1) Wees duidelijk over de voorwaarden
Belangrijk is dat de wederpartij weet dat er algemene voorwaarden van toepassing zijn en welke dat zijn. Sluit de algemene voorwaarden daarom bij bij de offerte om discussies te voorkomen. Als de klant de offerte accepteert, accepteert hij ook de algemene voorwaarden (mits hij dit niet nadrukkelijk vermeld en de voorwaarden afwijst). Het is dan wel van belang dat de overeenkomst volgens de offerte wordt afgesloten. Komt er, naar aanleiding van de offerte, een nieuw document tot stand? Dan dien je opnieuw de algemene voorwaarden bij te voegen. Je bent te laat als je ze pas op je factuur vermeld. Dan is de overeenkomst namelijk al gesloten en gelden de algemene voorwaarden dus niet. Daarnaast is het niet voldoende om de algemene voorwaarden mee te sturen, maar moet je ook duidelijk vermelden dat de voorwaarden van toepassing zijn.
Geen offerte
Werk je niet met een offerte of aanbiedingsbrief? Verklaar dan de algemene voorwaarden van toepassing bij de opdrachtbevestiging of orderbevestiging. In dit geval komt het initiatief namelijk vanuit de klant, die een opdracht of order verstrekt zonder een concrete aanbieding van jouw kant.
Balieverkoop
In geval van een balieverkoop is dit uiteraard een stuk lastiger. In dit geval is het aan te raden om op de afleverbon te vermelden dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn. Druk op de achterkant van de bon de algemene voorwaarden af. Het is wel belangrijk hierbij te benoemen dat er, in geval van een conflict voor een rechter, de discussie kan ontstaan over de vraag of dit wel voldoende is. Dit is namelijk niet met zekerheid te zeggen. Gaat het om een risicovolle klant of een kostbare levering? Dan kan je de klant vragen om te tekenen voor de toepasselijkheid en ontvangst van de algemene voorwaarden.
2) Conflict tussen algemene verkoopvoorwaarden en algemene inkoopvoorwaarden
Wat als jouw bedrijf haar algemene verkoopvoorwaarden toepast en de klant zijn algemene inkoopvoorwaarden? In dat geval is het verstandig om expliciet aan de klant te laten weten dat je bedrijf de geldigheid van de algemene inkoopvoorwaarden niet erkent. Hier kun je in de algemene voorwaarden ook een algemeen artikel over laten opnemen, maar dan moet het alsnog ook in een aparte brief naar de klant worden vermeld.
Geven jouw bedrijf en de koper aan dat jullie elkaars algemene voorwaarden niet erkennen? Dan gelden er in principe geen algemene voorwaarden. Zeker bij grote partijen kan het zinvol zijn om samen om de tafel te gaan zitten en te onderhandelen over de voorwaarden die van toepassing zijn. Er kunnen dan concrete afspraken worden gemaakt over zaken als maximumbedragen voor de aansprakelijkheid van je bedrijf, vervaltermijnen voor klachten en reclames. Deze gang van zaken is gebruikelijk.
3) Onderhandelen over de inhoud van de algemene voorwaarden
De voorwaarden zijn bedoeld om in één volledig document aan te bieden aan de klant. Wel is het mogelijk om over de algemene voorwaarden te onderhandelen en per voorwaarden nadere afspraken te maken als dat gewenst is. Ook hierbij geldt: leg het schriftelijk vast.
4) Kennisneming van de inhoud van algemene voorwaarden
Zoals gezegd ben je altijd verplicht om de algemene voorwaarden te overhandigen of mee te sturen. Is de wederpartij een BV of NV die haar jaarrekening bij de KvK heeft gedeponeerd? Of is het een bedrijf van meer dan 50 medewerkers? Dan is het bedrijf ook aan de algemene voorwaarden gebonden wanneer zij de inhoud daarvan niet kent. Om vergissingen te voorkomen is het wel altijd aan te raden om standaard een exemplaar van de voorwaarden mee te sturen, ongeacht de wederpartij.
Het enkel verwijzen naar een website waar de algemene voorwaarden kunnen worden gedownload is in principe niet voldoende. Alleen wanneer je echt niet in staat bent de voorwaarden te overhandigen of mee te sturen (bijvoorbeeld bij een telefonisch gesloten verkoop) dan is het voldoende te verwijzen naar de algemene voorwaarden. Je dient dan wel aan te geven de algemene voorwaarden op verzoek alsnog toe te sturen.
Bewijslast ligt bij jou
Komt er discussie over het verstrekken van de algemene voorwaarden? Dan moet jij dit als bedrijf kunnen bewijzen. Dit is de reden dat veel bedrijven in een orderformulier of bij ondertekening van een offerte de klant laten verklaren dat hij een exemplaar van de algemene voorwaarden heeft ontvangen, waarvoor de klant dan moet tekenen. Als je online iets koopt, wat je in deze coronatijd waarschijnlijk regelmatig doet, dan moet je aanvinken dat je akkoord gaat met de voorwaarden voor je gaat betalen.
5) Deponeren algemene voorwaarden bij rechtbank of Kvk
Je kan de algemene voorwaarden deponeren bij de griffie van de rechtbank of de Kamer van Koophandel (Kvk). Twee voordelen:
- Je kan achteraf geen discussie krijgen over de exacte inhoud van de algemene voorwaarden
- Je kunt je klanten verwijzen naar de rechtbank of Kvk als het niet mogelijk is om de klant de algemene voorwaarden vooraf toe te sturen. Jouw klanten kunnen de algemene voorwaarden dan opvragen bij de rechtbank of de KvK.
6) Inhoud algemene voorwaarden
Nu hebben we het zojuist vooral gehad over hoe je de algemene voorwaarden moet verstrekken en hoe je ervoor zorgt dat je kan bewijzen dat de wederpartij hier kennis van heeft kunnen nemen. Maar wat staat er eigenlijk in de algemene voorwaarden? Eigenlijk zijn je algemene voorwaarden altijd een compromis tussen het zoveel mogelijk uitsluiten van een aansprakelijkheid en veilig stellen van de belangen van je bedrijf, de wettelijke beperkingen en de commerciële belangen. Natuurlijk wil je het liefst iedere vorm van aansprakelijkheid uitsluiten en wil je je rechten zoveel mogelijk vergroten, maar commercieel is dit natuurlijk niet handig. Daarnaast kunnen algemene voorwaarden worden vernietigd door je klanten als deze onredelijk bezwarend zijn. Dit betekent dat je er dan geen beroep op kunt doen.
Check de zwarte en grijze lijst
Doe je zaken met consumenten? Dan gelden er zwaardere eisen dan wanneer je zaken doet met bedrijven. In de wet staat namelijk een ‘zwarte lijst’ met bepalingen die je sowieso niet mag gebruiken. Daarnaast is er een ‘grijze lijst’ waarin bepalingen staan waarvan vermoed wordt dat deze bezwarend zijn. Voorwaarden die op de zwarte lijst staan zijn altijd vernietigbaar. Als je algemene voorwaarden uit de grijze lijst hanteert dan mag je bij een rechter nog beargumenteren en onderbouwen waarom de betreffende voorwaarden in dat geval niet onredelijk bezwarend zijn. Bij de vraag of een beding onredelijk bezwarend is kijkt de rechter naar alle omstandigheden.
Schenk dus genoeg aandacht aan je algemene voorwaarden
Kortom; de algemene voorwaarden zijn alleen van toepassingen als je deze op de juiste manier verstrekt en hierbij aangeeft dat de voorwaarden ook daadwerkelijk van toepassing zijn.
Ontstaat er een conflict tussen de algemene verkoopvoorwaarden en de inkoopvoorwaarden van de klant? Leg dan duidelijk vast dat je de voorwaarden niet erkent en leg vast welke voorwaarden er wel van toepassing zijn.
Het is het belangrijk dat de algemene voorwaarden niet onredelijk bezwarend zijn. Let er dus op dat de voorwaarden niet zijn opgenomen in de zwarte of grijze lijst.
Tot slot nog een laatste tip; check je voorwaarden regelmatig, of laat dit door bijvoorbeeld een jurist doen. Dan weet je in ieder geval zeker dat je bij een aansprakelijkheidsstelling niet verrast wordt door het feit dat je geen beroep kan doen op je algemene voorwaarden.
Vragen?
Heb je nog vragen? Of wil je een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering afsluiten? Neem gerust contact met ons op via 0162-475674 of door te mailen naar info@geerts.nl.