Een zieke medewerker heeft gevolgen voor jouw onderneming, zeker als het verzuim lang dreigt te gaan duren. Als werkgever heb je veel verantwoordelijkheden en verplichtingen als het om verzuim gaat. Het loon moet worden doorbetaald, er moet vervanging worden geregeld en jij hebt een actieve taak in het reïntegratietraject. In deze blog neem ik (Vera Timmermans, adviseur pensioen & inkomen) je mee in de 9 stappen die je doorloopt in het geval dat er een medewerker ziek is. Heb je hier vragen over? Of heb je behoefte aan onafhankelijk advies op dit gebied? Mijn collega’s van de werkgeversdesk en ik zitten voor je klaar. Je kan ons bereiken via 0162-475675 (bellen en WhatsApp) of via werkgeversdesk@geerts.nl.
1. Meld de medewerker direct ziek
Meteen een belangrijke tip: denk eraan dat je een medewerker direct ziek meldt. Wij zien vaak dat bedrijven dit niet direct doen en hier soms zelfs een paar maanden mee wachten. Waarom dit niet verstandig is? Bij een verzuimverzekering heb je te maken met een wachttijd, dit is de periode dat je de medewerker zelf doorbetaald bij verzuim. Deze wachttijd gaat in vanaf het moment dat de medewerker ziek is gemeld bij de arbodienst. Meld je niet direct dat je medewerker ziek is? Dan heb je dus later en korter recht op je verzuimverzekering.
2. Houd contact met de medewerker
Houd tijdens zijn verzuimperiode contact met de medewerker. Zo weet je wanneer je hem weer terug kunt verwachten. Daarnaast is het in sommige gevallen ook verstandig om de medewerker naar de bedrijfsarts te sturen. Dit kan verstandig zijn in het geval van kort frequent verzuim. Zo kun je achterhalen of jij als werkgever de medewerker ergens mee kan helpen, om het verzuim te voorkomen of te beperken.
3. Laat een probleemanalyse maken
Vanuit de Wet Verbetering Poortwachter is het verplicht om binnen zes weken een probleemanalyse te laten maken door een bedrijfsarts of arbodienst. In dit document, dat wordt opgesteld aan de hand van een spreekuur bij de bedrijfsarts, staan de klachten en de oorzaak van het verzuim nauwkeurig beschreven. Daarnaast geeft de bedrijfsarts een advies over de manier waarop de medewerker het beste kan re-integreren. Op basis van de probleemanalyse beoordeelt het UWV of jij en de medewerker voldoende inspanningen hebben geleverd om tot werkhervatting te komen.
4. Plan van aanpak
Is de medewerker langer dan zes weken ziek? Dan schrijf je samen een plan van aanpak. Hierin staat wat jij en de medewerker gaan ondernemen om de medewerker weer aan het werk te krijgen. De probleemanalyse uit de vorige stap gebruik je hiervoor als uitgangspunt.
5. Houd een re-integratiedossier bij
Wanneer de medewerker langer dan zes weken ziek is, ben je verplicht een re-integratiedossier bij te houden. Het re-integratiedossier bestaat uit de volgende onderdelen:
- Afspraken tussen jou en je medewerker
- Gespreksverslagen van het contact met je medewerker
- Onderlinge e-mails over de re-integratie/werkhervatting
- Probleemanalyse door de bedrijfsarts (na 6 weken) en eventuele bijstellingen hierop
- Terugkoppelingen van de spreekuren van de bedrijfsarts
- Plan van aanpak
- Verslagen van de bedrijfsarts
- Eerste jaar evaluatie
- Eindevaluatie
- Eventuele terugkoppelingen van interventies die zijn ingezet (bijvoorbeeld een behandeling via de bedrijfsarts, of een arbeidsdeskundige)
- Daarnaast dien je iedere zes weken de voortgang te bespreken met je medewerker.
6. Meld je medewerker ziek bij het UWV
Is je medewerker langer dan 42 weken ziek? Meld dit dan bij het UWV. Dit doe je uiterlijk de eerste werkdag na de 42e ziekte week. Hoe? Digitaal via het werkgeversportaal op de website van het UWV.
7. Eerste jaar evaluatie
Is je medewerker langer dan één jaar ziek? Dan stel je samen met de medewerker een evaluatie van het eerste jaar op. Samen stel je een beoogd re-integratieresultaat als doel, inclusief plan van aanpak.
8. Re-integratieverslag
Na 20 maanden stel je, in overleg met de medewerker, een re-integratieverslag op. Hierin vermeld je alle afspraken en concrete resultaten rond de geplande werkhervatting.
9. Doorbetaling loon
In de wet is bepaald dat je een zieke medewerker twee jaar lang minimaal 70% van het laatstverdiende loon moet doorbetalen. In de arbeidsovereenkomst of cao kan zelfs bepaald zijn dat dit meer dan 70% is. Is het niet mogelijk dat de medewerker weer aan de slag gaat? Dan kan hij na 2 jaar in aanmerking komen voor een WIA-uitkering. Deze kan worden aangevraagd na een ziekte periode van ruim 1,5 jaar. Is het al eerder duidelijk dat de medewerker een zeer kleine tot geen kans heeft om ooit nog te herstellen? Dan kan hij, in overleg met jou en de bedrijfsarts, de WIA-uitkering eerder aanvragen. Je bent dan nog wel verplicht om het loon de volledige 2 jaar door te betalen. De uitkering mag dan van het loon worden afgetrokken.
Het UWV beoordeelt uiteindelijk of jij en je medewerker genoeg hebben gedaan om de medewerker te laten re-integreren. Oordeelt het UWV dat dit niet het geval is? Dan kan je als werkgever verplicht worden om na de wettelijke loondoorbetaling van 2 jaar ook het 3e ziektejaar door te betalen.
Hulp nodig?
Ik kan me helemaal voorstellen als het je na het lezen van de stappen, een beetje begint te duizelen. Het mag in ieder geval duidelijk zijn dat je als werkgever veel verantwoordelijkheden en verplichtingen hebt. Mijn collega’s van de werkgeversdesk en ik snappen dat je dagelijks tegen vraagstukken aanloopt, maar dat je niet alles zelf paraat hebt. Geen paniek, wij helpen je graag bij vraagstukken op het gebied van ziekte en verzuim, pensioen en duurzame inzetbaarheid. Benieuwd wat wij voor jou kunnen betekenen? Neem contact met ons op via 0162-475675 (bellen of WhatsApp) of mail naar werkgeversdesk@geerts.nl.